by

5 Cara Membuat Press Release yang Efektif serta Tepat Sasaran

KOPI, Jakarta – Pada intinya membuat press release atau biasa disebutkan tayangan wartawan ialah satu kabar. Tetapi, tidak sama dengan kabar biasanya, press release mempunyai arah-tujuan spesifik. Dia dibikin oleh satu organisasi, oleh team, contohnya Seksi public relation- dengan arah spesifik. Karenanya dapat disebutkan karakternya tidak netral subyektif.

Dengan begitu, wartawan release memang “bukan kabar biasa.” Arah press release, diantaranya, ialah: memberikan info baru (produk, promo, kebijaksanaan, ketetapan dll), mengklarifikasi satu hal, serta membuat pencitraan (perusahaan, instansi, atau perseorangan).

Memberikan info baru, contohnya, menyampaikan kabar berlangsungnya perkembangan dalam susunan Direktorat Jenderal Budget

Mengklarifikasi, contohnya, memberikan info hal yang betul atas satu kabar berita yang dipandang tidak betul serta bikin rugi termasuk yang belum tersebar pada media sah (Tetapi telah ramai dibicarakan, contohnya, melalui facebook, twitter dan lain-lain).

Pencitraan, contohnya, menyampaikan pekerjaan atau kesibukan perusahaan, instansi dalam pekerjaan sosial hingga diketahui publik serta positif di mata publik.

Sebab pada intinya press release ialah satu kabar, karena itu beberapa kaidah press release ikuti “aturan universal” kabar. Ia perlu mempunyai faktor 5 W (What, Where, When, Why, Who) serta 1 How.

Yaitu, apakah yang berlangsung (What); dimana momen itu berlangsung (Where); kapan momen itu berlangsung (When); Mengapa dapat berlangsung (Why); Siapapun yang terjebak dalam momen itu (Who), serta bagaimana rentetan detil peristiwanya (How).

Tanpa ada ikuti aturan ini, karena itu satu press release dapat tidak berhasil dalam penuhi maksudnya. Dia tidak berhasil sebab tidak penuhi ketentuan kabar. Saat ini kalian juga dapat manfaatkan jasa press release yang terdapat banyak di media sosial atau situs pencarian Google.

Cara Membuat Press Release Tepat Sasaran

1. Analisa Sasaran serta Media

Pembikin press release perlu mengidentifikasikan pada siapa tayangan wartawan itu akan dikatakan. Pada media tipe apa tayangan press diinginkan dimuat (bikin, online, tv, majalah dan lain-lain). Di hari apa, minggu apa, bulan apa, tayangan press itu diinginkan akan ada.

Semua analisis “peta media” ini akan membuat arah pengerjaan press release bertambah gampang terwujud. Dengan analisis media ini, misalya, team PR, bila perlu, dapat membuat taktik kabar berita. Apa serempak dimuat, sambung menyambung dll?

Dengan begitu dapat direncanakan juga, apa undangan atau tatap muka (press conference) dilaksanakan bertepatan dengan semua media, dibedakan berdasar tipe media dan lain-lain, walau maksudnya sama: menebarkan info dari bagian sudut pandang perusahaan/instansi.

2. Isi Press Release

Tayangan wartawan yang bagus, pertama kali dia harus clear/jelas serta menarik. Jelas dalam artian tersangkut, info yang diberi (angka, posisi momen, nama narasumber kompeten, tata bahasa baik serta efisien, alinea yang tidak berbelit-belit) serta menarik, dalam makna permasalahan yang dikatakan, serta tehnik tulisan.

Pemahaman menarik di sini terkait dengan “nilai satu kabar” yaitu tersangkut: pertama-tama berlangsung, angka atau satu jumlah yang besar, nama besar, instansi, pertama-tama berlangsung, unik dan lain-lain.

Karenanya, sebelum membuat press release, team penulis perlu merangkum permasalahan yang akan dikatakan, beberapa sumber yang diwawancarai untuk “memperkuat” isi press release, serta data-data yang dikatakan.

Sebelum disebarkan isi press release perlu dilihat berulang-kali, baik isi, data, kalimat per kalimat, beberapa istilah, serta nama narasumber supaya tidak ada kesalahan sekecil apa saja.

3. Format Press Release

Press release seharusnya dibikin dengan pola hardnews atau kabar berita dengan skema piramida terbalik. (Faktor kabar penting ada dalam alinea teratas, serta makin ke bawah berisi info penambahan).

Dengan pola ini, karena itu mempermudah media untuk memotong tanpa ada hilangkan esensinya bila press release itu dipandang begitu panjang.

Press release seharusnya singkat, optimal 1 sampai 1, 5 halaman apabila dia diberikan pada wartawan lebih bagus dibikin dalam dua spasi dengan arah mempermudah serta memberikan ruangan wartawan memberikan catatan atas data-data yang dikatakan dalam press release itu.

Judul satu press release perlu menarik, tetapi tidak bombastis, serta seharusnya tidak lebih dari tiga atau empat kata. Sertakan juga dalam press release itu, siapa yang dikontak bila ada pertanyaan selanjutnya (dari team PR) atau telephone narasumber penting, atau referensi (situs kabar, buku dll) bila media membutuhkan info atau beberapa hal yang terkait dengan isi press release itu.

4. Menyampaikan Press Release

Press release dapat dikatakan dengan mengirim langsung ke media tujuan, mengadakan tatap muka (temu wartawan) atau kombinasi kedua-duanya. Hal yang perlu jadi perhatian waktu tatap muka/temu wartawan. Bila temu wartawan, seharusnya pagi hari dengan waktu yang pendek serta narasumber yang kompeten tentu ada.

Pada kondisi spesifik, satu instansi terkadang harus keluarkan press release serta tidak kemungkinan mengundang wartawan. Pada keadaan demikian, yang penting press release itu dikirim beberapa saat sebelum tenggat (deadline) media itu serta dinyatakan sudah diterima media berkaitan.

5. Hal-hal yang Dilarang

Ada beberapa beberapa hal yang perlu dihindarkan terkait dengan pengerjaan tayangan wartawan atau temu wartawan ini. Diantaranya:

  • Jika press release diantar lewat faks atau e-mail, tekankan nama media seperti yang dituju (janganlah sampai tercatat Kompas dikirim ke Koran Tempo). Bila mengenali wartawannya, tujukan juga spesial pada wartawan itu.
  • Jika temu wartawan diselenggarakan di luar kantor, pilih tempat yang gampang dicapai wartawan.
  • Jangan membeda-bedakan wartawan atau media. Populer, terpenting atau mungkin tidak, perlakukan sama
  • Tepat waktu serta jangan molor.
  • Hindari perbincangan satu arah, diamkan berlangsung bertanya jawab
  • Hindari jawaban No Comment!
  • Jika wartawan bertanya hal di luar materi temu wartawan serta tidak mau dijawab waktu itu, berikan dengan arif, contohnya, “kelak sesudah acara ini saya berikan.”
  • Jangan batasi wartawan yang tiba atau menyingkirkan wartawan yang tidak diundang. Semasa dia jelas dari media serta mempunyai kebutuhan atas info itu persilakan masuk. Bila bukan media, sebutkan ini spesial untuk media.
  • Jangan kerjakan temu wartawan tiba-tiba, terkecuali situasi genting serta itu perlu diterangkan dengan bertatap muka.
This image has an empty alt attribute; its file name is madu_banner_PERSISMA.jpg

Kunjungi juga kami di www.ppwinews.com dan www.persisma.org

Ingin berkontribusi dalam gerakan jurnalisme warga PPWI…? Klik di sini

Comment

WARTA MENARIK LAINNYA